กิจกรรมจัดการความรู้ของสำนักงานผู้อำนวยการ เรื่อง “เอกสารหลักฐานการเบิกจ่ายค่าใช้จ่ายประเภทต่าง ๆ ตามระเบียบทางราชการ” แลกเปลี่ยนเรียนรู้โดย นางสาวพัชจรี  รุ่งเรือง และ นางสาวอริสา วังสันต์ นักวิชาการเงินและบัญชี เพื่อทบทวนแนวปฏิบัติการเบิกจ่ายเอกสารต่างๆ และเพื่อให้บุคลากรได้แลกเปลี่ยนประสบการณ์ระหว่างกันเกี่ยวกับการใช้กฎระเบียบ ข้อบังคับต่างๆ ที่เกี่ยวข้องในการเบิกจ่าย โดยมีวัตถุประสงค์หลักเพื่อให้เจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานด้านการเงินและบุคลากรของสำนักหอสมุดกลาง ใช้เป็นแนวทางในการปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง เป็นไปในทิศทางเดียวกันอีกทั้งช่วยลดข้อผิดพลาดต่างๆ ที่อาจเกิดขึ้นส่งผลให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลต่อไป

ความรู้เกี่ยวการกํากับดูแลการใช้จ่าย การเงินการคลัง โดยการปฏิบัติงานภายใต้ กฎ ระเบียบ ข้อบังคับ หลักเกณ์ ประกาศ และกฎบัญญัติของกฎหมายที่กําหนดและควบคุมไว้ ประกอบด้วย
1.หลักฐานการเบิกจ่ายเงินจากคลัง
2.วิธีการเบิกจ่ายเงินจากคลัง
3.การเบิกจ่ายเงินยืม
4.การจ่ายเงิน
5.การรับเงิน
6.การเก็บรักษาเงิน
7.การนํา เงินส่งคลัง

หลักฐานการจ่าย หมายความถึง หลักฐานซึ่งแสดงว่าได้มีการจ่ายเงิน ให้แก่เจ้าหนี้หรือผู้รับตามข้อผูกพันโดยถูกต้องแล้ว ประกอบด้วย

• ใบเสร็จรับเงิน ต้องมีชื่อ สถานที่อยู่หรือที่ทําการของผู้รับเงิน วัน เดือน ปี ที่รับเงิน รายการแสดงการรับเงินระบุว่าเป็นค่าอะไร จํานวนเงินทั้งตัวเลขและตัวอักษร ลายมือชื่อของผู้รับเงิน
• ใบสําคัญรับเงิน ใช้กรณีที่จ่ายเงินไปแล้ว แต่ผู้รับเงินไม่มีใบเสร็จรับเงินให้ เช่น ไปจัดซื้อของตามแผงลอย จัดจ้างบุคคลธรรมดา ซ่อมแซมวัสดุ ครุภัณฑ์ ซึ่งมีวงเงินไม่มากเป็นต้น
• ใบรับรองการจ่ายเงิน ใช้กรณีวงเงินเล็กๆ น้อยๆ ที่ไม่สามารถเรียกใบเสร็จรับเงินจากผู้ขายได้ หรือใบเสร็จรับเงินไม่สมบูรณ์ถูกต้องตามที่กระทรวงการคลังกํา หนด เช่น ค่าพาหนะค่ารถโดยสารประจํา ทาง ค่าผ่านทาง พิเศษ เป็นต้น
  
  ระบบเบิกเงินสวัสดิการพนักงาน (SWU-Welfare) สำหรับเบิกเงินสวัสดิการและค่าสร้างเสริมสุขภาพ
• เงินสวัสดิการ วงเงิน 15,000 บาท ต่อปีงบประมาณต่อคน สามารถสะสมเพื่อใช้สิทธิในปีถัดไปได้ คลอบคลุม สวัสดิการค่ารักษาพยาบาล เงินสวัสดิการ สวัสดิการค่าการศึกษาบุตร สวัสดิการค่าสร้างเสริมสุขภาพ
• ค่าสร้างเสริมสุขภาพ สําหรับตนเองและต้องปฏิบัติงานมาแล้วไม่น้อยกว่า 1 ปี นับแต่วันบรรจุ เบิกค่าเสริมสร้างสุขภาพ ไม่เกินวงเงิน 6,000 บาท/ปีงบประมาณ โดยหักจากเงินสวัสดิการ วงเงิน 15,000 บาท ที่ได้รับในแต่ละปีงบประมาณ

วิธีการเบิกเงินสวัสดิการและเอกสารประกอบ
1. บันทึกใบเบิกสวัสดิการ ในระบบ SWU-welfare /พิมพ์ใบเบิกจากระบบหน้า-หลัง
2. ใบเสร็จรับเงินฉบับจริง
3. ใบรับรองแพทย์ ใบเคลมประกัน(ถ้ามี)
กรณีเบิกค่ารักษาพยาบาล เอกสารหลักฐานเรียกเก็บค่าใช้จ่ายตามหลักสูตร ระบุภาคการศึกษ ปีกกรณีเบิกค่าสร้างเสริม

งานการเงินได้รวบรวบปัญหาที่พบบ่อยในการจัดทำเอกสารเงินสวัสดิการ ดังนี้

• ใบรับรองแพทย์ ระบุโรคเป็นภาษาอังกฤษ ต้องระบุเป็นภาษาไทยเพื่อให้ทราบชัดเจน
• ใบเสร็จรับเงิน/ บิลเงินสด ไม่ระบุชื่อผู้รับเงิน
• ระบุประเภทค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปราชการไม่ถูกต้อง
• องค์ประกอบของใบเสร็จรับเงินไม่ครบถ้วน ถูกต้อง
• ตามองค์ประกอบที่กําหนดจัดทํา เอกสารเบิกจ่าย ไม้อ้างต้นเรื่อง ทํา ให้การอ้างถึงชื่อเรื่องไม่
• ถูกต้อง ตรงตามเหตุผล และความจํา เป็นในการเบิกจ่าย