การจัดการความรู้เรื่อง การดำเนินกิจกรรม 5ส  เป็นผลที่ได้มาจากบุคลากรของห้องสมุดได้ตอบแบบประเมินผลความพึงพอใจในการดำเนินกิจกรรม 5ส ปีงบประมาณ 2557  ทั้งในเรื่องของการตรวจประเมินและการจัด Big Cleaning Day ซึ่งมีความคิดเห็นและข้อเสนอแนะที่มีประโยชน์ ในส่วนของคณะกรรมการเองนั้น ก็ได้รับประสบการณ์ในการดำเนินกิจกรรม จึงมีความคิดว่า ควรจะรวบรวมองค์ความรู้ที่เกี่ยวกับเรื่องนี้เอาไว้เพื่อเป็นประโยชน์ต่อการจัดกิจกรรมในครั้งต่อไป

วิธีการจัดการได้มาซึ่งความรู้ : มาจากผลประเมินและข้อเสนอแนะที่มีจำนวนความถี่มากที่สุด  และมาจากการร่วมแสดงความคิดเห็นของกรรมการเมื่อวันที่ 19  กันยายน  พ.ศ.2557 โดยแบ่งออกเป็น 4 ด้าน ดังนี้

1. การคัดเลือกคณะกรรมการ
1.1 ควรมีการหมุนเวียนบุคลากรงานต่างๆ เพื่อให้มีส่วนร่วมในการเป็นคณะกรรมการ และสร้างความเข้าใจในกิจกรรม 5ส ให้มากยิ่งขึ้น ทั้งนี้ควรจะต้องมีคณะกรรมการชุดเดิมจำนวนหนึ่งรวมอยู่ด้วยเพื่อทำหน้าที่ถ่ายทอดประสบการณ์ แนวทางในการดำเนินงาน ส่งต่องาน รวมถึงในคำแนะนำต่างๆ
1.2 บุคลากรที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะกรรมการ ควรมีความเอาใจใส่ในการเข้าร่วมวางแผนและดำเนินการกิจกรรมต่างๆ รวมถึงมีจรรยาบรรณในการเป็นคณะกรรมการ เช่น มีความเป็นกลาง และรักษาความลับ เป็นต้น

2. งบประมาณ
หน่วยงานควรให้ความสำคัญกับการดำเนินโครงการกิจกรรม 5ส  และจัดสรรงบประมาณที่เพียงพอ โดยเฉพาะการจัดกิจกรรม Big Cleaning Day ซึ่งเป็นกิจกรรมใหญ่ที่อาจจัดมากกว่า 1 ครั้งต่อปี และบุคลากร
ทุกคนต้องเข้าร่วม และกิจกรรมดังกล่าว เป็นกิจกรรมที่ต้องใช้แรงงานเพื่อทำความสะอาด ดังนั้น จะต้องมีการเตรียมอาหารและเครื่องดื่มที่เหมาะสมและเพียงพอให้กับบุคลากรทุกคน

3. วิธีการตรวจประเมิน
     3.1 การตรวจประเมินแบบไม่แจ้งวันล่วงหน้า จะช่วยให้กรรมการได้มองเห็นสภาพที่แท้จริงของพื้นที่ต่างๆซึ่งนับว่าเป็นวิธีการที่ดี เนื่องจากหากระบุวันเวลาตรวจล่วงหน้า บุคลากรจะจัดเตรียมพื้นที่ของตนเพื่อรับการตรวจประเมินทำให้พื้นที่มีความสะอาดและความเป็นระเบียบมากกว่า แต่ทั้งนี้ คณะกรรมการจะต้องรักษาความลับและไม่แจ้งให้บุคคลใดบุคคลหนึ่งทราบ
3.2 การแบ่งสายตรวจประเมิน จะช่วยให้เกิดความรวดเร็วและความคล่องตัวในการตรวจประเมิน รวมถึงไม่มีผลกระทบต่อคณะกรรมการที่ปฏิบัติงานบริการทรัพยากรสารสนเทศซึ่งเป็นงานที่มีตารางการปฏิบัติงานที่ชัดเจน ทั้งนี้ในการแบ่งสายตรวจประเมินแต่ละครั้งนั้น ควรมีการสลับคณะกรรมการผู้ตรวจเพื่อการได้รับมุมมองหรือความคิดใหม่ๆ จากการตรวจแต่ละพื้นที่
3.3 ความถี่ในการตรวจประเมินที่เหมาะสม คือ 3 ครั้ง/ปี เนื่องจากไม่มากหรือน้อยเกินไป และทำให้เกิดการดูแลพื้นที่ได้อย่างสม่ำเสมอ
3.4 ประเด็นที่มุ่งเน้นในการตรวจประเมิน ยังคงพิจารณา 2 เรื่อง ได้แก่
3.4.1 ความสะอาดของพื้นที่ โดยเน้นพื้นที่ส่วนร่วมและพื้นที่บริการ
3.4.2 กระบวนการทำงาน ซึ่งเป็นการตรวจประเมินในเชิงคุณภาพที่ต้องค่อยๆ พัฒนาอย่างค่อยเป็นค่อยไป โดยในประเด็นนี้ควรมีแนวทางในการประเมินที่วัดผลชัดเจนมากยิ่งขึ้น เช่น มีการพัฒนาคู่มือหรือปรับปรุงคู่มือการปฏิบัติงานเพิ่มขึ้นหรือไม่

4. การจัดกิจกรรม Big Cleaning Day
4.1 ความถี่ในการดำเนินการที่เหมาะสม คือ 1-2 ครั้ง/ปี ตามความเหมาะสมของพื้นที่และกิจกรรมที่จะดำเนินการ  รวมถึงควรปิดบริการเพื่อให้บุคลากรทุกคนมีส่วนร่วมในการทำกิจกรรม
4.2 ในการกำหนดพื้นที่ที่จะดำเนินการและการวางกำลังคนนั้น อยู่ในดุลยพินิจของคณะกรรมการแต่ละชุดพิจารณาตามความเหมาะสม ทั้งนี้อาจมีการเชิญชวนนิสิตในการเข้าร่วมกิจกรรมโดยจัดเป็นกิจกรรมจิตอาสาและมีประทับตรากิจกรรมให้
4.3 แนวปฏิบัติ ควรดำเนินการดังนี้
4.3.1 มีการกำหนดขอบเขตการดำเนินงานที่ชัดเจน รวมถึงแจ้งให้บุคลากรทุกคนรับทราบและสร้างความเข้าใจที่ตรงกันเพื่อให้การดำเนินงานไปในทิศทางเดียวกัน
4.3.2 จัดเตรียมอุปกรณ์ที่จำเป็นต้องใช้ให้เพียงพอ โดยเฉพาะผ้าขี้ริ้ว แปรงปัดฝุ่น หน้ากาก ถุงมือ และถังน้ำ
4.3.3 จัดเตรียมอาหารและเครื่องดื่มให้เพียงพอ

คณะกรรมการโครงการกิจกรรม 5ส
ประจำปีงบประมาณ 2557