เมื่อวันที่ 23 กรกฎาคม 2553 ที่ผ่านมา งานวิเคราะห์ฯ ได้จัดให้มีกิจกรรมแลกเปลี่ยนเรียนรู้ ครั้งที่ 3  เรื่อง      “เทคนิดการกำหนดหัวเรื่อง” ขึ้น โดยบรรณารักษ์ทั้งงานวิเคราะห์ฯและงานดรรชนีวารสารต่างก็มีเทคนิคและวิธีการให้หัวเรื่องที่คลายคลึงกัน ซึ่งการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ในครั้งนี้ได้เน้นไปที่การให้หัวเรื่องของงานดรรชนีวารสารเป็นหลัก เพราะการให้หัวเรื่องของบทความวารสารนั้นสามารถนำมาประยุกต์ใช้กับการให้หัวเรื่องของทรัพยากรสารสนเทศประเภทอื่นๆได้ ประเด็นสำคัญของการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งนี้มีดังนี้

1.การให้หัวเรื่องของบทความวารสาร จะพิจารณาเลือกคำสำสัญจากคำที่ปรากฎในบทคัดย่อ หรือเนื้อหาของบทความหรือบางครั้งเลือกคำที่ปรากฎในชื่อเรื่องด้วย จากนั้นจะนำคำสำคัญที่เลือกไปตรวจสอบกับเว็บไซต์ของคณะทำงานกลุ่มวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ   ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาหรือโปรแกรมสำเร็จรูปรายการหัวเรื่อง(Red Demo) ถ้าคำสำคัญที่นำมาตรวจสอบนั้นถูกกำหนดให้ใช้เป็นหัวเรื่องได้ก็จะกำหนดเป็นหัวเรื่องของบทความนั้นๆ

2.การให้หัวเรื่องสำหรับบทความวารสารทางด้านวิทยาศาสตร์นั้นค่อนข้างยาก นอกจากจะเลือกคำสำคัญในบทคัดย่อและเนื้อหาของบทความแล้ว ยังสามารถพิจารณาเลือกคำจากคำสำคัญที่ปรากฎตรงส่วนท้ายของบทคัดย่อของบทความได้ด้วย แล้วนำคำสำคัญนั้นไปตรวจสอบกับกับเว็บไซต์ของคณะทำงานกลุ่มวิเคราะห์ทรัพยากรสารสนเทศ ห้องสมุดสถาบันอุดมศึกษาหรือโปรแกรมสำเร็จรูปรายการหัวเรื่อง(Red Demo) นอกจากนี้พจนานุกรมวิทยาศาสตร์ก็สามารถช่วยในการกำหนดคำสำคัญมาใช้เป็นหัวเรื่องสำหรับบทความวิทยาศาสตร์ได้ด้วย

3.การให้หัวเรื่องที่เป็นภาษาอังกฤษนั้นจะต้องนำคำนั้นไปตรวจสอบความถูกต้องของตัวสะกดกับโปรแกรมสำเร็จรูปรายการหัวเรื่อง(Red Demo)ก่อน ซึ่งบางครั้งคำที่ปรากฎในบทความจะสะกดไม่เหมือนกับคำที่กำหนดใช้เป็นหัวเรื่อง

4.กรณีที่พบความผิดพลาดของการให้หัวเรื่องของบทความวารสาร ก็จะตรวจสอบและแก้ไข  ให้ถูกต้อง

นอกจากการแลกเปลี่ยนเรียนรู้เทคนิคการให้หัวเรื่องของบทความวารสารแล้ว บรรณารักษ์ทุกท่านยังได้ร่วมกับแลกเปลี่ยนเทคนิคในการให้หัวเรื่องของทรัพยากรประเภทอื่นๆที่น่าสนใจ ดังนี้
1.การให้หัวเรื่องของคณะแพทยศาสตร์นั้น ให้ตรวจสอบกับคู่มือการให้หัวเรื่องของ LC และคู่มือการให้หัวเรื่องของทางด้านแพทย์ ถ้าทั้งสองคู่มือกำหนดให้ใช้เป็นหัวเรื่องเหมือนกัน ก็สามารถใช้เป็นหัวเรื่องได้แต่ถ้าในคู่มือการให้หัวเรื่องของ LC ไม่มีกำหนดให้ใช้ ก็ให้ใช้หัวเรื่องของทางด้านแพทย์ได้
2.การให้หัวเรื่องที่เป็นชื่อบุคคลและมีความสัมพันธ์กับชื่อผู้แต่ง ควรตรวจสอบให้ถูกต้องว่ากำหนดให้ใช้อย่างไร เช่น หัวเรื่องที่ลงผิดคือ ติช, นัท ฮัน แต่ที่ถูกต้องคือ นัท ฮัน, ติช
3.กรณีหัวเรื่องที่มีความสัมพันธ์กับรายการหลักที่เป็นชื่อผู้แต่ง ถ้าจะต้องแก้ไขให้คำนึงถึงงานที่จะตามมาด้วย เช่น การแก้ไขตัวเล่มเป็นจำนวนมากๆ เป็นต้น ให้ทำรายการโยงแทนการแก้ตัวเล่ม และถ้ามีเล่มใหม่เข้ามาให้ลงรายการตามชื่อผู้แต่งใหม่แล้วทำรายการโยงไปยังชื่อผู้แต่งเดิม
4.สำหรับหัวเรื่อง “กลุ่มสาระการเรียนรู้” ในการลงรายการ ไม่ต้องตามด้วยหัวเรื่องย่อย “การศึกษาและการสอน”

นอกจากเทคนิคในการให้หัวเรื่องที่กล่าวมาข้างต้นนั้น ในการแลกเปลี่ยนเรียนรู้ครั้งนี้ได้มีข้อเสนอแนะให้มีการจัดการพูดคุยปรึกษาหารือเกี่ยวกับงานดรรชนีวารสารระหว่างสำนักหอสมุดกลางและหอสมุด มศว องครักษ์ เพื่อให้การกำหนดหัวเรื่องของบทความวารสารมีความถูกต้องและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน และเสนอให้ห้องสมุดคณะแพทยศาสตร์เข้าร่วมในการพูดคุยเกี่ยวกับการวิเคาระห์ฯ การกำหนดเลขหมู่
การกำหนดเลขคัตเตอร์ การกำหนด Call Type และการให้หัวเรื่องด้วย เนื่องจากยังลงรายการยังไม่ถูกต้อง ซึ่งอาจจะจัดขึ้นคนละวันกับการพูดคุยเรื่องดรรชนีวารสาร