สิ่งที่สำคัญก่อนที่จะเริ่มกำสืบค้น คือ การกำหนดคำค้น ซึ่งเป็นการช่วยเพิ่มความเข้าใจที่ชัดเจนใน เรื่องที่ต้องการ เพื่อให้ได้คำค้นที่ตรงประเด็น รวมถึงคำค้นอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง
เมื่อเริ่มการสืบค้น น้อยคนที่จะทราบชื่อเรื่อง ชื่อผู้แต่งที่ถูกต้องสมบูรณ์ ดังนั้นควรใช้วิธีการสืบค้นด้วย คำสำคัญ (Keyword) เว้นแต่ว่าต้องการสืบค้นทรัพยากรสารสนเทศที่ทราบชื่อเรื่องหรือชื่อผู้แต่งที่ถูกต้องแล้ว จึงควรใช้วิธีการสืบค้นตามลำดับอักษร (Alphabetical)
ข้อแนะ นำในการกำหนดคำค้นโดยใช้คาสำคัญ (Keyword)
คำสำคัญ คือ คำหรือกลุ่มคำที่เป็นประเด็นหลักของเรื่องที่ต้องการที่ปรากฏในส่วนต่ำงๆ ของรายการ บรรณานุกรม ไม่ว่าจะเป็นชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ชื่อชุด หรือทุกส่วน โดยผู้ใช้สามารถเลือกได้วาต้องการ สืบค้นจากส่วนใด การสืบค้นแบบนี้ ไม่จำเป็นต้องทราบชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง หรือชื่อชุด ที่ถูกต้องหรือ สมบูรณ์ วิธีนี้จึงเป็นการสืบค้นที่ยืดหยุ่นที่สุด เหมาะกับการเริ่มต้นสืบค้น
สาเหตุส่วนใหญ่ที่ทาให้ไม่พบผลการค้นที่ต้องการ
- พิมพ์คาค้นเป็นประโยคยาวๆ ทาให้ไม่พบข้อมูล
วิธีแก้ไข พิมพ์คำค้นเป็นคำหรือกลุ่มคำ
- ใช้คาค้นที่ไม่ใช่ประเด็นหลักหรือประเด็นสำคัญของเรื่อง ทาให้ผลการค้นที่ได้ไม่ตรงกับ ความต้องการเท่าที่ควร
วิธีแก้ไข พิมพ์คำค้นที่เป็นประเด็นหลักหรือประเด็นสำคัญของเรื่องก่อนคำที่เป็นประเด็นรอง
- ใช้คาค้นคาใดเพียงคาเดียว ไม่ปรับเปลี่ยน พลิกแพลง ทาให้ผลการค้นที่ได้มากไป น้อยไป หรือไม่พบเลย
วิธีแก้ไข ปรับเปลี่ยนคำค้น โดยใช้คำอื่นๆ ที่มีความหมายเหมือนกันหรือใกล้เคียงกันหากผลการ ค้นที่ได้น้อยไป หรือใช้คำที่มีความหมายแคบกว่าหากผลการค้นที่ได้มากไป เช่น
ใช้คำว่า ความดันโลหิต ซึ่งมีความหมายเดียวกับ ความดันเลือด
คำว่า สี ในภาษาอังกฤษ ที่สะกดได้ทั้ง color และ colour
ใช้คำว่า ยาเสพติด ซึ่งมีความหมายกว้างกว่า เฮโรอีน
ใช้คำว่า การคูณ ซึ่งมีความหมายแคบกว่า คณิตศาสตร์
ตัวอย่างการกำหนดคาสำคัญ
หากเรื่องที่ต้องการสืบค้นมีหลายประเด็น ต้องแยกประเด็นที่ต้องการให้ชดเจน ว่าประเด็นใดเป็น ประเด็นหลักหรือเรื่องที่สำคัญ พร้อมทั้งกำหนดคำค้นอื่นๆ ที่มีความหมายเหมอนหรือใกล้เคียงกัน เพื่อความ ครอบคลุมในการสืบค้น
ตัวอย่าง
นิสิตแพทย์ที่กำลังศึกษาเรื่องผู้ป่วยโรคเอดส์ต้องการสืบค้นเรื่องเกี่ยวกับ “การดูแลสุขภาพผู้ป่วยโรคเอดส์ ที่อาศัยอยู่ในภาคตะวันออกเฉยงเหนือของประเทศไทย”
| ประเด็นหลัก | ผู้ป่วยโรคเอดส์ | คนไข้ โรคภูมิคุ้มกันบกพร่อง การติดเชื้อเอชไอวี กลุ่มอาการภูมิคุ้มกันเสื่อม |
| ประเด็นรอง | การดูแลสุขภาพ | พฤติกรรมสุขภาพ |
| ประเด็นอื่นๆ | ภาคตะวันออกเฉียงเหนือ | ภาคอีสาน |
ข้อแนะนำในการสืบค้น ตามลำดับอักษร ( Alphabetical)
การสืบค้นตามลาดับอักษร คือ การสืบค้นขอมูลด้วยคำแบบเรียงตามลำดับอักษรตัวแรกของรายการ ที่สืบค้น การสืบค้นวิธีนี้ ผู้ใช้ต้องทราบชื่อผู้แต่ง ชื่อเรื่อง หัวเรื่อง ชื่อชุด ฯลฯ ที่ถูกต้อง โดยเฉพาะในส่วนแรก ที่ขึ้นต้น มิฉะนั้นผลการค้นอาจจะคลาดเคลื่อนหรือไม่พบข้อมูล หากไม่แน่ใจเรื่องความถูกต้องและตำแหน่งของ คำ ควรสืบค้นด้วย Keyword
การสืบค้นตามลาดับอักษร
- ไม่ต้องคำนึงถึงเครื่องหมายใดๆ
- หากเป็นภาษาอังกฤษ ไม่ต้องคำนึงถึงตัว พิมพ์เล็กหรือใหญ่
- การสืบค้นด้วยชื่อเรื่อง ไม่ว่าจะเป็นชื่อหนังสือ ปริญญานิพนธ์ วารสาร หรือ สื่อโสตทัศนวัสดุ
- ไม่ต้องพิมพ์ชื่อจนจบก็ได เช่น
- หนังสือชื่อ ไอคิวและอีคิวประตูสู่ความสำเร็จของลูก
- คำค้นที่พิมพ์ ไอคิวและอีคิว
- หนังสือชื่อ Imaging atlas of human anatomy
- คำค้นที่พิมพ์ Imaging atlas
- ไม่ต้องพิมพ์ Article ที่นำหน้าชื่อเรื่องภาษาต่างประเทศ เช่น
- หนังสือชื่อ The house book
- คำค้นที่พิมพ์ ไอคิวและอีคิว
- คำค้นที่พิมพ์ house book
- ไม่ต้องพิมพ์ชื่อจนจบก็ได เช่น
- การสืบค้นด้วยชื่อผู้แต่ง ไม่ว่าจะเป็นชื่อผู้แต่ง ผู้แปล ผู้ผลิต ทั้งที่เป็นบุคคล นิติบุคคล หน่วยราชการ และองค์กรต่างๆ
- ผู้แต่งที่เป็นคนไทย ให้พิมพ์ชื่อและนามสกุลตามลำดับ โดยไม่คำนึงถึงคำนำหน้าชื่อ ยศ และตำแหน่ง เช่น
- งามพรรณ เวชชาชีวะ
- เปรม ติณสูลำนนท์
- ผู้แต่งที่เป็นชาวต่างประเทศ
- หากเป็นชำวตะวันตก ให้พิมพ์ชื่อสกุลและชื่อตามลำดับ โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย จุลภาค เช่น
- Keats, John
- หากเป็นชำวตะวันออก ให้พิมพ์ชื่อผู้แต่งตามความนิยมของแต่ละชำติ เช่น
- ชิโร่, ทาเคชิ
- หากเป็นชำวตะวันตก ให้พิมพ์ชื่อสกุลและชื่อตามลำดับ โดยคั่นด้วยเครื่องหมาย จุลภาค เช่น
- ผู้แต่งที่เป็นกษัตริย์หรือเชื้อพระวงศ์ ให้พิมพ์พระนามที่ใช้เป็นทางการ ผู้แต่งที่มี บรรดาศักดิ์ ให้พิมพ์ราชทินนาม เช่น
- ภูมิพลอดุลยเดช, พระบาทสมเด็จพระปรมินทรมหา
- ถนัดศรี สวัสดิวัฒน์, ม.ร.ว.
- อนุมานราชธน, พระยำ
- Cartledge, Bryan, Sir
- ผู้แต่งที่เป็นนิติบุคคล ให้พิมพ์ชื่อตามที่ปรากฏในตัวเล่ม เช่น
- จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย
- สำนักงานมาตรฐานผลิตภัณฑ์อุตสาหกรรม
- กรมศิลปากร
- ผู้แต่งที่เป็นคนไทย ให้พิมพ์ชื่อและนามสกุลตามลำดับ โดยไม่คำนึงถึงคำนำหน้าชื่อ ยศ และตำแหน่ง เช่น
- การสืบค้นด้วยหัวเรื่อง (Subjects) ซึ่งเป็นคำหรือวลีที่ห้องสมุดกำหนดขึ้นเพื่อใช้แทนเนื้อหาของ ทรัพยากรสารสนเทศนั้น ทำให้ได้ทรัพยากรสารสนเทศที่ครอบคลุมความต้องการมากที่สุด เพราะคำที่แสดง เนื้อหาของทรัพยากรสารสนเทศอาจจะไม่ปรากฏในชื่อเรื่องเสมอไป จึงทำให้การสืบค้นจากชื่อเรื่องอาจจะไม่ ครอบคลุมข้อมูลทั้งหมดที่มีอยู่
ตัวอย่างหัวเรื่องที่ใช้
| การพูดภาษาอังกฤษตามหลักภาษาศาสตร์ | ภาษาอังกฤษ - การออกเสียง ภาษาอังกฤษ - สัทศาสตร์ |
| ตำราอาหารมังสวิรัติ | อาหารมังสวิรัติ การปรุงอาหาร |
| วิธีแก้เซ็งสร้างสุข | สุขภาพจิต ความสำเร็จ ความสุข |
ในรายละเอียดตัวเล่มของแต่ทรัพยากรจะแจ้งว่าทรัพยากรนั้นๆ มีหัวเรื่องใดบ้าง รวมถึงสามารถคลิก เพื่อเชื่อมโยงไปยังทรัพยากรอื่นที่มีหัวเรื่องเดียวกันซึ่งเป็นการขยายผลการสืบค้นให้ครอบคลุมยิ่งขึ้น